Hoe kies je de beste marketing automation software?

Als marketing automation (relatief) nieuw is voor jou en je team, is de keuze van de juiste tools niet zo eenvoudig. Er zijn onwaarschijnlijk veel automation tools te vinden (elk jaar nog wat meer). De website chiefmartec.com publiceert elk jaar een overzicht van het marketing technologie landschap en dat laat zien dat er momenteel een goeie 8000 tools beschikbaar zijn. Daarnaast ook heel wat factoren om rekening mee te houden. Meer factoren dan je eerst zou denken. Het is dan ook vrij logisch dat je al snel door de bomen het bos niet meer ziet en het dus moeilijk wordt om te kiezen. En de verkeerde keuze kan je heel wat geld kosten of kan de groei van je bedrijf bemoeilijken of zelfs helemaal verhinderen. Hoe kies je de beste marketing automation software? Daar helpen we je in deze blogpost graag een stuk mee op weg.

Vertrek vanuit je strategie en doelen

Eerst en vooral moet je voor jezelf uitmaken waarom je precies wil automatiseren, en hoe dat past in je huidige en/of toekomstige bedrijfsstrategie. We hadden het daar in een vorige blogpost uitgebreid over. Je hebt als bedrijf een bepaalde strategie gekozen, een missie en een visie. En die heb je ook doorgetrokken naar het digitale. Het is cruciaal om die strategie goed voor ogen te houden op het moment dat je de keuze voor de nodige software gaat maken. Het is je strategie die zal bepalen welk platform het best aansluit bij je noden, of met welke software je het best je doelen kan realiseren.

Marketing budget

Natuurlijk speelt je budget ook een belangrijke rol. En veel bedrijven hebben dan de neiging om alleen naar de kost van de software op zich te kijken. Maar je moet hier ook verder durven kijken.

De maandelijkse of jaarlijkse kost moet je natuurlijk kunnen betalen, dat spreekt voor zich. Maar kijk zeker ook eens naar gerelateerde kosten. Misschien moet je bijvoorbeeld nog API’s developen, waar je ook tijd en middelen in steekt. Even goed kan het zijn dat je door die nieuwe software ook ergens anders serieus gaat besparen, waardoor de eigenlijke kost aan het eind van de rit een stuk lager ligt dan je zou denken.

In elk geval moet je de kost van een marketing automation platform eerder zien als een investering in de groei van je bedrijf. En vergeet ook niet dat je er tijd mee bespaart en er efficiënter door gaat werken. Er zijn dus ook heel wat positieve effecten, die maken dat je naar meer moet kijken dan alleen de maandelijkse of jaarlijkse kosten voor het gebruik van de software zelf.

Je team

Software is belangrijk, maar nog veel belangrijker zijn de mensen die er mee gaan werken. Ga daarom intern goed na wie er precies allemaal met de marketing automation software zal werken. Is dat enkel je marketing team? Of zet je er ook je sales team mensen op, of zelfs een team dat service levert, zoals een IT helpdesk? Die hebben allemaal verschillende skills en zullen elk heel andere taken uitvoeren in de software.

Ook de achterliggende processen van al die teams neem je best in overweging. Want als je software de huidige processen niet of te weinig ondersteunt, hebben je mensen er niks aan. Misschien moet je de software wel nog wat naar je hand zetten om die processen te ondersteunen. De grootste aanbieders bouwen ook features in die jou toelaten om bijvoorbeeld extra eigenschappen toe te voegen of flexible om te gaan met workflows binnen het systeem.

Uiteindelijk zijn het je mensen die er mee zullen werken, dus het is ook belangrijk dat de keuze van een systeem ook door hen gedragen is. Is het niet gedragen, dan zullen ze er ook niet echt mee willen werken, en zal het lastig worden om je investering te laten renderen.

Features

Als je een idee hebt van je doelen en je weet welke medewerkers er mee zullen werken, kan je ook in kaart brengen welke features jij nodig hebt. De meeste aanbieders bieden op hun website een goed overzicht van wat hun software kan. Dat geeft vaak een goed high level beeld, maar de duivel zit natuurlijk in de details. Heel veel tools laten je toe om geautomatiseerde emails te sturen bijvoorbeeld. Alleen is de manier waarop wel belangrijk, en maken sommige ogenschijnlijk minder belangrijke details vaak het verschil.

Wil je meer weten dan wat op de website vermeld wordt, dan kan je ook een demo vragen of een trial licentie nemen. Dan kan je er zelf even mee aan de slag, of kan je enkele features meer in detail bekijken. Daarmee krijg je nog een vollediger beeld van de de mogelijkheden die het systeem te bieden heeft.

Integraties met andere systemen

Zelfs met een zogenaamd ‘all in one’ systeem zal je toch waarschijnlijk nog moeten connecteren met een ander systeem. Een goed voorbeeld daarvan zijn webinars. Je marketing automation platform dient niet om webinars mee te managen, maar je wil er natuurlijk wel je doelgroep uitnodigen en automatische reminders sturen als ze geregistreerd zijn. Of misschien gebruik je een ander CRM systeem waarmee je ook een connectie moet maken. 

Check vooraf dus welke tools je vandaag al gebruikt of die je wil gebruiken, en welke integraties daarmee mogelijk zijn. Bestaat er geen integratie voor een specifieke tool, dan moet je ofwel beide systemen los van elkaar gebruiken of zelf zorgen voor een integratie. Dat betekent extra development en dus ook extra kosten. Misschien is het die kost waard, maar misschien kijk je ook gewoon beter uit naar een ander systeem.

Met een tool zoals Zapier kan je in elk geval wel een aantal connecties leggen. Alleen zijn die natuurlijk niet zo sterk als wanneer je alle tools binnen één platform hebt. Het kan je in elk geval wel verder helpen, dus check Zapier zeker even als je er vandaag nog niet mee werkt.

Zapier

Gebruiksvriendelijkheid

Ook een belangrijke vraag die je jezelf moet stellen, is hoe gebruiksvriendelijk je marketing automation software moet zijn. Is het plug en play of heb je developers nodig om de software te gebruiken of naar je hand te zetten? Veel bedrijven hebben geen of een klein IT team, en dus niet de nodige resources (budget of mensen) voor een systeem dat veel IT input nodig heeft. In die situatie kies je dan beter voor een systeem waarbij jij zelf geen code hoeft te schrijven.

Onboarding en instellingen

Als je begint met een van de grotere marketing automation platformen, zijn er redelijk wat instellingen en is een onboarding vaak nodig. Bij kleinere tools die maar 1 aspect van marketing automation managen, is die onboarding er niet. Check dat in elk geval vooraf.

Een onboarding traject duurt ook al snel enkele maanden, wat betekent dat je niet van vandaag op morgen direct een volledig werkend systeem hebt dat alles doet wat jij er van vraagt. Dat bouw je op in kleine stapjes. De onboarding helpt je doorheen al die stappen en geeft jou tijd om intern zaken op punt te stellen en op nieuwe dingen te leren. Het helpt je ook om alles in te stellen op maat van jouw onderneming, zodat het systeem voor jou gaat werken in plaats van omgekeerd.

Support

Ook nadat je het systeem in gebruik hebt genomen, kan het handig zijn om support te krijgen. Check dus of dat ook aangeboden wordt, al dan niet tegen extra betaling. Opnieuw, voor een tool à la Mailchimp is dat misschien iets minder relevant, maar voor een all in one platform zoals Marketo of Hubspot kan dat wel belangrijk zijn. Check dan zeker ook hoe die support geregeld is en hoe snel je antwoord mag verwachten en waarmee ze je precies verder gaan helpen. Dit is extra belangrijk als jouw bedrijf een klein team heeft of zelf niet de nodige expertise in huis heeft om bepaalde issues zelf op te lossen.

Schaalbaarheid

Uiteindelijk is de bedoeling van marketing dat je bedrijf er van gaat groeien op één of andere manier. En hoewel je altijd van software kan veranderen, is het wel de moeite waard om vooraf na te gaan of de software jouw beoogde groei ook ondersteunt. Want de investering en de tijd die je er in investeert om alles naar je hand te zetten, kosten wel wat geld, en je wil dat soort dingen niet regelmatig opnieuw moeten doen. Software die met je bedrijf meegroeit is dus zeker te overwegen.

All in one platform of niet?

Je kan kiezen voor een platform dat bijna alles in 1 systeem biedt, zoals bijvoorbeeld Marketo of Hubspot. Typisch zal dan het prijskaartje een stuk hoger liggen, maar je hebt dan ook wel een heel compleet systeem waarmee je bijna alles kan doen. En je verliest ook geen tijd en energie met het zoeken naar issues die communicatie tussen verschillende tools beletten, aangezien je alles in één systeem hebt. Deze systemen hebben over het algemeen ook verschillende paketten voor wie maar een paar features nodig heeft of voor wie het complete systeem wil, ook daar moet je een keuze in maken. Het voordeel is dan wel dat je binnen hetzelfde systeem kan opschalen wanneer het nodig is, maar wel een stuk goedkoper kan starten.

Is het prijskaartje toch een struikelblok, of heb je bijvoorbeeld maar een klein stukje ervan nodig, dan kan je aparte tools overwegen. Heb je enkel een email tool nodig, dan kan je kijken naar Mailchimp of Active Campaign. Heb je alleen een social media tool nodig, dan kan je Buffer, Hootsuite of Sprinklr overwegen.

Dat zijn heel wat elementen om over na te denken met je team vooraleer je een definitieve keuze maakt. Betrek er intern alleszins genoeg mensen bij, zodat je keuze gedragen is en je ook alle verschillende invalshoeken vooraf kan bekijken. Het zal je uiteindelijke keuze vooral goed onderbouwen zodat je de best mogelijke keuze maakt. Neem er zeker ook de nodige tijd voor. De verkeerde keuze kan heel wat geld kosten en zorgen opleveren. Raak je er met je huidige team niet uit, dan kan je ook je netwerk aanspreken en je laten inspireren door hun ervaring, of je kan externe specialisten aanspreken. Belangrijk is vooral dat je de juiste keuze maakt voor jouw bedrijf.

Meer klanten met inbound marketing?

Deze handige gratis checklist helpt je om het maximum te halen volgende inbound marketing campagnes te halen

Download de checklist