Spring naar de inhoud

5 essentiële automation tips voor je HR processen

HR bedrijven merken als geen ander hoe moeilijk het is om de juiste profielen te rekruteren. Die matchmaking is een stiel op zich, en de schaarste op de arbeidsmarkt maakt het nog moeilijker om die taak te volbrengen. Het is zoeken naar een speld in een hooiberg.

Kandidaten zijn daarnaast ook veeleisend: ook zij zoeken DE perfecte match, een interessant takenpakket, doorgroeimogelijkheden, flexibiliteit, noem maar op. Als recruiter heb je liefst zo veel mogelijk contact met kandidaten en klanten, om die match te zoeken, vragen te beantwoorden en mensen te overtuigen. De kandidaat kiest dan uiteindelijk voor de meest interessante employee experience. 

Er zijn natuurlijk ook nog heel wat andere human resources processen die je liefst zo gestroomlijnd mogelijk wil. Als HR bedrijf kan je heel wat automatiseren om zowel de employee journey als de candidate journey zo vlot mogelijk te laten verlopen. Wij delen dan ook graag deze 5 essentiële automation tips met jou.

Je eigen employee experience

Je eigen organisatie heeft er alle baat bij om een goede employee experience na te streven. Als alle stakeholders in je organisatie samen bouwen aan het best mogelijke proces, is er buy-in van iedereen en werk je met zijn allen aan één zelfde doel. Verbazend genoeg laten nog altijd heel wat organisaties dit na.

Maar er is nog een reden om de hele employee experience goed onder de loep te nemen. Door elke stap in dat proces te analyseren en te perfectioneren, zorg je voor vlottere processen en efficiënter werken en een positievere ervaring voor je eigen medewerkers. Bovendien spot je zo ook potentiële bottlenecks:

  1. Als het proces niet gestandaardiseerd is, creëer je ruimte voor human error, en moeten HR teams een pak meer vragen en problemen manueel oplossen.
  2. Je medewerkers gaan mogelijk op zoek naar workarounds en eigen oplossingen, met als gevolg dat het moeilijk is elkaars werk over te nemen bij afwezigheid.
  3. Door niet gestandaardiseerde processen te gebruiken riskeer je dat deadlines niet gehaald worden of dat collega’s niet voldoen aan (wettelijke) verplichtingen, met alle gevolgen van dien.
 
Het is een dikke aanrader om hier zeker genoeg aandacht aan te besteden en die elementen mee te nemen wanneer je je HR processen automatiseert.

Een positieve candidate journey

Net zoals klanten een customer journey afleggen, doen kandidaten dat ook, maar dan met een candidate journey. In feite is een kandidaat (in welk statuut ook) een heel specifiek type buyer persona, dat ook doorheen een funnel beweegt. Alleen is het product hier wat anders: de kandidaat verkoopt zijn tijd en skills in ruil voor een loon.

Het matchmaking proces dat HR bedrijven in goede banen moeten leiden, is er met de tijd niet per se gemakkelijker op geworden. Er zijn meer touch points dan ooit met potentiële kandidaten. En daarbij komt nog eens de krapte op de arbeidsmarkt. Kandidaten geven – terecht – voorkeur aan trajecten waar ze een goede candidate experience ervaren. De candidate journey automatiseren levert je wel wat op:

  1. Je zorgt voor een snellere opvolging van je kandidaten. Snelheid is van groot belang voor wie succesvol wil rekruteren.
  2. Door minder repetitieve en administratieve taakjes te moeten doen, kan je meer tijd steken in betere matchmaking, netwerken en persoonlijke contacten.
  3. Aan de hand van allerlei tools zoals chatbots, integraties met Whatsapp, een modern en goed beheerd CRM systeem kan je kandidaten via verschillende kanalen gepersonaliseerd en geautomatiseerd informeren.

Sollicitanten hebben er een bloedhekel aan als ze na het solliciteren geen informatie meer krijgen, of als het lang duurt. Bovendien sluipen er in de communicatie vaak heel wat copy paste fouten. Dat zijn stuk voor stuk ervaringen die zorgen voor een mindere candidate journey. Maar dat los jij dus voortaan op door te automatiseren.

 

De candidate journey

Monitoren en bijsturen

Zoals we eerder al aangaven, is één van de grootste valkuilen bij automation om achterover te leunen. Automation betekent inderdaad dat een aantal zaken automatisch verloopt. Maar het betekent meteen ook dat eventuele fouten in je communicatie zich heel snel vermenigvuldigen. Of dat suboptimale communicatie heel lang suboptimaal blijft als je niet regelmatig monitort en bijstuurt.

HR processen zijn divers en daardoor niet altijd zo eenvoudig. Het is dan ook een goed idee om geautomatiseerde processen regelmatig onder de loep te nemen. Doe je dat niet, dan loop je wellicht opportuniteiten mis om verder te optimaliseren. Dat zijn ook topics die een plek verdienen op de agenda van HR meetings, aangezien ze vaak verschillende collega’s aanbelangen.

Daarnaast kan je door goed te monitoren ook in kaart brengen welke taken veel voorkomen of veel tijd vergen van je team. Die kan je dan heel gericht gaan automatiseren, om zo je processen nog strakker te krijgen en zowel je employee experience als je candidate journey te verbeteren.

Begin klein

Ga nu niet ineens volledige processen van A tot Z automatiseren. We hebben alle begrip voor het enthousiasme waarmee bedrijven hier vaak aan starten. Maar laat je in je enthousiasme niet meeslepen in een tot mislukken gedoemde opzet van complexe en allesomvattende workflows.

Begin dus klein. Zeg niet: ‘Ik wil mijn HR processen automatiseren.’ Het is te vaag, en het leidt tot bovengenoemde allesomvattende workflows.

Zeg dus liever: ‘Ik wil een eerste touchpoint in het onboarding proces van medewerkers automatiseren’. Zo maak je het niet alleen heel concreet, maar ook behapbaar. Zoiets kan je snel opzetten en uittesten zonder alles weer te moeten herwerken. Werkt dit goed, dan kan je er verder aan bouwen en stap voor stap een heel proces verder optimaliseren.

 

Ga iteratief te werk

Zodra je een element hebt uitgekozen om te automatiseren, ga je vervolgens heel praktisch aan de slag. We gaven het al een beetje weg: werk eerst dat ene ding uit, test het, leg het voor aan collega’s en vraag feedback. Eens dat stukje geoptimaliseerd is en de stakeholders tevreden zijn, bouw je verder aan een volgende stap.

Heel concreet kan dat er als volgt uit zien:

  1. Je zet een nieuwe chatbot op voor sollicitanten
  2. Kies een eenvoudige flow met een minimum aantal stapjes
  3. Test die uit met een kleine groep relevante gebruikers
  4. Verzamel feedback over hun ervaring
  5. Verwerk de feedback in een volgende versie en test die opnieuw, met een ruimere groep

 

Maak je in elk geval geen illusies: de perfecte workflow bestaat niet. (Wij hebben die nog niet gevonden in elk geval). Zorg voor een goed werkende basis, en bouw die verder uit. Zo kom je heel ver. 

 

Bijna volledig geautomatiseerde processen, het is een droom die veel HR bedrijven koesteren. Veel kan als je een duidelijk doel voor ogen hebt en het op de juiste manier aanpakt. Vergeet trouwens ook niet dat change management bij je stakeholders even belangrijk, zoniet belangrijker, is dan de software waarmee je gaat automatiseren. Er zijn sowieso voor de meeste bedrijven intussen heel goede redenen om te investeren in marketing automation. Met deze 5 essentiële automation tips helpen we je in elk geval graag op weg richting je droom. 

De ultieme marketing automation gids

Alles dat je nodig hebt om te starten met automation, in een handige complete gids, helemaal gratis!

Download de whitepaper