6 content marketing tools voor telewerkende teams

Ook wij gaan deze open deur intrappen: het zijn harde tijden en corona hakt er nogal in bij veel bedrijven. We zijn heel veel vrienden en kennissen die technisch werkloos zijn of die noodgedwongen thuis werken. Jammer genoeg zijn heel veel bedrijven daar totaal niet op voorbereid. Ze laten dikwijls maar heel beperkt thuiswerk toe en hebben er de juiste tools niet voor. Het stopt meestal bij een crappy VPN connectie. De meeste bedrijven zijn daar dus nog altijd niet op voorbereid. Maar het kan ook anders. Er zijn bedrijven waar telewerken goed ingeburgerd is en medewerkers de juiste tools krijgen om dat ook comfortabel te doen. Wij delen alvast 6 essentiële tools die telewerken mogelijk maken.

Google Drive voor filesharing

Wellicht DE meest essentiële tool is een filesharing systeem in de cloud. Daarvan bestaan er intussen natuurlijk heel wat. Dropbox is wellicht DE meest gekende oplossing. Zelf zijn we vooral fan van Google Drive. Je beschikt er over een cloud versie van Excel, Word en Powerpoint waar je met je hele team tegelijk in kan werken. Ook zijn er heel wat andere online tools die goed integreren met Google Drive en alles wat je maakt bijvoorbeeld meteen ook op Google Drive opslaan. Verder biedt de tool van Google standaard heel wat meer opslagcapaciteit dan vele andere tools (bij Dropbox krijg je standaard maar 2GB). Zeker als Gsuite gebruikt (mailboxen etc) is Google Drive een goeie keuze.

Ben jij eerder een Microsoft gebruiker, dan kan je OneDrive gebruiken. Apple fanaten zullen zeker iCloud kennen, ook geen slechte tool.

Canva

Content marketing betekent vandaag dat je ook afbeeldingen en video content nodig hebt. Canva is een gebruiksvriendelijke tool waarmee je snel en eenvoudig afbeeldingen kan maken. Je kan ook meteen de juiste afmetingen selecteren voor social media bijvoorbeeld. Zo kan je zonder voorkennis van tools zoals Photoshop toch professioneel ogende afbeeldingen maken voor al je online kanalen. Je kan ook video’s maken in Canva.

Een geweldige feature van Canva is dat je ook als team op afstand kan samenwerken aan dezelfde afbeeldingen. Je kan teams aanmaken en beheren. Ook als freelancer kan je teams opzetten en managen. Heb je een betalende account, dan kan je ook onbeperkt folders aanmaken en krijg je toegang tot extra functionaliteiten. Maar ook met de gratis versie kom je al een heel eind.

Canva - remote collaboration tool

Video conferences met Zoom

Snel even een meeting met enkele collega’s om een project te bespreken? Dat wordt een stuk lastiger als iedereen ergens anders werkt. Met Zoom kan je toch in groep zaken bespreken. Je kan een onbeperkt aantal 1 op 1 meetings houden in Zoom. Doe je ook meetings in teams, dan moet je in de gratis versie rekening houden met een maximale duurtijd van 40 minuten.

Maar de betalende versies van deze tool zijn zeker de moeite als je regelmatig meetings heb binnen je onderneming. Zeker als je regelmatig langere meetings houdt met verschillende collega’s. Je kan Zoom ook gebruiken om webinars mee te houden. Webinars zijn trouwens van onschatbare waarde voor je onderneming. Ze laten je toe om een groot publiek te bereiken met waardevolle content en om te interageren met potentiële klanten. En dat allemaal van thuis uit of waar dan ook.

Whiteboards met Miro

Bij fysieke meetings worden vaak whiteboards gebruikt om concepten uit te werken of complexe zaken visueel voor te stellen voor de rest van het team. Met Miro kan je dat ook in de cloud doen. Het is een tool die we zelf nog maar pas ontdekt hebben, maar wel eentje waar we grote fan van zijn. Je kan er workflows en processen in uittekenen, brainstormen met je team (al dan niet ondersteund met mindmaps), ideeën uitwerken of complexe en abstracte ideeën visueel uitleggen aan collega’s of klanten.

 

Miro whiteboard tool

Bovendien biedt Miro ook heel wat leuke integraties aan, bijvoorbeeld met Google Drive, Dropbox, OneDrive en Microsoft Teams, maar ook met Trello en Asana bijvoorbeeld, of met Evernote, Slack en Zapier. Teams tot 5 personen kunnen met de gratis versie al heel wat doen. Werk je met grotere teams, dan betaal je 8 of 16 dollar per gebruiker per maand en beschik je over zoveel whiteboards als je zelf wil. Werk je hier vandaag nog niet mee, dan raden we zeker aan om deze tool eens van dichtbij te bekijken.

Evernote

Met Evernote kan je verschillende notitieboeken organiseren op één plek. Die notitieboeken kan je delen met andere collega’s als je wil, bijvoorbeeld om aantekeningen en documentatie rond één project op één centrale plek te bewaren en er op afstand aan samen te werken. Je kan bijvoorbeeld een notitieboek maken met daarin al je blogposts waar verschillende collega’s aan meewerken, to do lijsten maken voor jezelf, verslagen van meetings bijhouden of scans en screenshots bijhouden.

Evernote heeft een geweldige webclipper, waarmee je artikels heel simpel kan bewaren in je notebooks. Elke notitie kan je ook tags meegeven, en daar kan je op zoeken. Zo vind je heel snel alles terug tussen je notities. Wil je notities delen met iemand buiten je organisatie, dan kan je ze ook vanuit de app versturen via email. 

Veel mensen denken nu: en wat dan met OneNote van Microsoft? Dat is inderdaad ook een geweldige app voor notes. Het kan heel veel dingen die Evernote ook kan, en het is goedkoper ook. Maar zelf gebruik ik de webclipper echt heel veel, en dan is Evernote de betere keuze. Heb je enkel interesse in het nemen en bijhouden van notities, dan is OneNote met zijn prijszetting de logischere optie.

 

Project management met Asana

Zowat elk bedrijf gebruikt een project management tool om projecten in goede banen te leiden. Daar bestaan intussen heel wat verschillende online tools voor die allemaal fantastisch werken. Het is hier niet mijn bedoeling om een vergelijking te maken tussen al die tools, maar wel om jou aan te raden er eentje te gebruiken. De reden waarom we zo’n tool aanraden, is omdat Excel of Powerpoint als project management tool echt niet voldoen.

Onze keuze is gevallen op Asana, maar je kan ook Trello of monday.com overwegen. In Asana kan je opnieuw teams organiseren. Je kan er projecten in plannen en de voortgang van elk project bijhouden. Per project kan je categorieën van taken bijhouden en workflows beheren. Je kan ook de workload voor elk team monitoren, waardoor je tijdig kan bijsturen als dat nodig is.

Asana biedt je verder ook mooie integraties met courante systemen die je wellicht ook al gebruikt, zoals Gmail, Microsoft Teams, Google Drive, Miro en nog heel veel andere tools. Je kan Asana gratis gebruiken als starter of klein team met een beperkt aantal functionaliteiten. Premium en Business formules zijn er voor 11 en 25 Euro per gebruiker per maand.

Voor bijna alle tools is er een hele resem vergelijkbare tools te vinden. Het is aan te raden om alternatieven te bekijken goed na te gaan welke tool voor jou de beste keuze is. Sowieso moet je rekening houden met wat jij nodig hebt als organisatie, met je budget en met de mensen die het moeten gebruiken. Je zal zien dat er vaak wat overlap is tussen verschillende van deze tools. Dat is niet te vermijden, en dat is ook niet zo erg denk ik.

Wil je meer weten over eender welke van deze tools, dan geven we je graag even een korte demo, zodat jij een beter beeld krijgt van wat elk van deze tools kan. Want een demo in een live omgeving zegt meestal een pak meer dan de beknopte uitleg van het systeem op de website van het bedrijf zelf. Heb jij daar interesse in, laat het ons dan weten.